雑用の仕事が多い!業務が進まない!つい引き受けちゃう人は必見の裏技!

毎日の仕事の中で任される細かい雑用って何気にとても多いですよね。

今回は、新入社員の時から雑用に振り回され続けた私が、実際に行った雑用時間の改善方法をご紹介します！

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雑用の仕事が多い！業務が進まない！断れない２０代女性社員の届かない心の声

普段のお仕事の中で、雑用にかかる時間って意外に多いですよね。

特に２０代の女性社員は、その肩書から何かと頼まれやすい傾向にあります。

私自身、OLをしており就職して５年目になりますが、これまで多くの雑用を抱え、こなしてきました。

上司から見た私たちは、まだまだ見習い中の身であり、女性だから頼みやすいのでしょう。

でも、その雑用によって本来の仕事時間が削られ、ペースを乱されてしまうことってありますよね。

あなたも、雑用が多くてスムーズに仕事が進まない、という日を１度は経験されたことがあるのではないでしょうか。

私も、働き始めてから２年目には、少なからず雑用に対して不満を抱いていました。

私を特に、ブルーな気持ちにさせたのは郵送の事務作業です。

お知らせの手紙を封筒に入れて、切手を貼って郵便局に出しに行くという単純作業。

しかし、５００人、１０００人という単位になると大幅に時間がかかります。

また、自分の仕事が忙しい時に上司から雑用が降ってきて、結局長時間残業ということもありました。

内心は、不満に思っていたとしても立場上、上司が指示した雑用は断れないですよね。

また、その会社内で若手の仕事という風習があるとやらざるを得ません。

それでも、入社して間もない頃は、雑用から基礎力を身に着ける、良好な関係を築くツールにするなど、雑用の中にも学びやメリットがあるので頑張れます。

しかし、２年も経てば自分の仕事を抱えた中で、降りかかる雑用は負担でしかありません。

私がそう思うのは、雑用には発展がないと感じるからです。

雑用をいくら頑張っても、私たちの成長に影響しませんよね。

もちろん会社を円滑に回していくうえで必要不可欠な雑用も多くあります。

しかし、雑用を頑張ったから出世できたという人はいないように、過剰に雑用を背負う事は不必要です。

私も、今までは雑用を頼まれると断れずにオーバーワークしていましたが、負担を減らす方法を考え始めました。
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雑用の仕事が多い!業務が進まずもやもやする！もやもやの訳とは？

負担を減らす方法を考える前に、ふと私はどうしてこんなに雑用に不満を抱えているのか疑問がわきました。

その時に、偶然手に取った本の中で、本質を突かれたような気がしてドキッとした名言があるのでご紹介します。

アメリカの哲学者・心理学者であるウィリアム・ジェームズの言葉です。

人間の本性の最も根源的な特長は、自分を評価して欲しいという欲求である。

私が雑用の指示を受けた時にモヤモヤしていた理由は、自分の大事な時間が削られている事にあると思っていました。

しかし、また別の側面として、雑用が誰にも評価されないことも不満の要素となっていたのだと気が付いたのです。

この言葉がとても腑に落ちて、まだまだ自分が未熟者であると実感しました。

生きているからには、他人からの評価を得るために仕事をするのではなく、誰かのためになる仕事をしたいですよね。

私は、誰かのためになる仕事の時間を増やすべく、改善に向け行動したのでご紹介します。
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雑用が多いことに上司は気づいていない！見えない雑用盛りだくさん！ 

雑用を減らすべく、まずは雑用の内容を少し整理して考えてみました。

雑用は、大きく分けて以下の３つに分類できるのではないでしょうか。

1. 上司からの依頼されたもの（例：入力作業、資料印刷、郵送事務）
2. 会社内で割り当てられたもの（例：ゴミ出し当番、早朝清掃）
3. 誰がやるかは決まっていないが、誰かがやらなくてはいけないもの（例：備品補充、お茶入れ）

そして、思い浮かぶだけでも、これだけの雑用作業があります。

• お茶入れ
• 清掃
• 郵送
• コピー印刷
• 単純入力作業
• 片付け
• ごみ処理
• 備品補充
• 会議室のセッティング
• 議事録作成
• いらなくなった書類の溶解整理
• お花の手入れなど

私は、特に上司から依頼される雑用が多いと気づいたので重点的に改善を図ろうと試みました。
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雑用が多くて仕事が進まないあなたが明日からとるべき対策４選！

では早速、雑用が多くて仕事が進まないとお困りのあなたにおすすめの対策を4点お伝えします！

雑用を減らす対策①：日報を細かく書いてみる

まず自分の仕事の中でどの程度、雑用時間があるのか把握するために日報を細かく書いてみました。

１週間くらい続けてみると、どの雑用が多いのか見えてきます。

私の場合は、上司から依頼される雑用の割合が高かったので、そこの対策をとるべきだとわかりました。

また、自分の仕事の能率も掴むことができるので一石二鳥です！

あなたも是非、時間軸で細かく業務内容を記録してみて下さい。

必ず改善点や対策をとるべき所が発見できますので、オススメですよ♪

雑用を減らす対策②：上司・周りの人を頼る

次に、雑用を自分１人でやるという意識を捨てました。

自分一人の仕事には必ず頭打ちがあります。

私は、自分の仕事の状況を説明して素直に先輩に協力を仰いでみると、すんなり手伝ってもらえました！

そこで、自分が意地を張っていたことにも気が付きました。

道端で困っている風の人に出くわしてもスルーしてしまう人は多いですが、困ってるから助けてと声を挙げれば、少なからず手を貸してくれる人がでてきます。

個々の仕事だと、仕事量が見えにくい部分もあると思うので、自分からヘルプサインを出すことも有効です！

雑用を減らす対策③：業務終了後の雑用は受けない

私は、YESマンをやめて業務終了後の雑用は受けないという自分ルールを明確にしました。

そうすることで、上司と仕事のメリハリをもつ事ができると感じました。

最初は少し勇気がいりますが、今日は所用でどうしても帰らなければならないので、明日でも良いですかと言えば解決します。

上手く言葉を使い、あなたの大切な時間を守ってくださいね。

雑用を減らす対策④：頭の中での仕事を癖づける

私は、単純作業を行う時に、この資料はこんな風にまとめようかなあ、というのを頭でイメージしています。

手は動かせなくても、頭の中で仕事の整理や創造は出来ます。

やってみると意外に楽しいので是非試してみて下さい！

また、一緒にメモも用意しておくといい案が思いついたときサッと書けるのでおすすめです！
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雑用の仕事が多く業務が進まない!つい引き受けてしまうあなたへ

雑用の多くは、いかに効率よくこなしていくかが大切です。

また、この１年で働き方が変わり、テレワークの普及や、紙からデータベース管理への移行など新しい社会にシフトしています。

もしかしたら近い将来、雑用は大幅になくなってくるかもしれないですね！

あなたが雑用の負担を軽減し、自分の仕事の時間を増やせるよう願っています♪

最後に、もう一つウィリアムの私が好きな言葉をご紹介します。

人生は価値あるものだと信じなさい。

そうすればあなたのその信念が、人生は価値あるものだという事実を生み出すでしょう。